Die DOCBOX ist eine Software, die Dokumente lesen und blitzschnell wieder finden kann. Man legt einen Stapel Papier in den Einzug eines Multifunktions-Kopierers (MFP) und wählt auf dessen Bedienfeld das Postfach aus. Schon sind alle Seiten in der DOCBOX. Mit wenigen Mausklicks wird der Stapel jetzt in eine Abteilung, einen Aktenschrank und dort in einen Ordner befördert. Dann liest die DOCBOX alle Seiten automatisch durch. Das Tippen von Suchbegriffen kann man sich sparen. Jetzt kann man nach allem, was auf den Seiten steht, suchen. Ein Kunde sagte mal: „Das ist ja eine Suchmaschine für unsere Dokumente.”

In das Suchfeld einfach eingeben: Rechnung Müller 2012. Und schon ist die Seite auf dem Bildschirm und gleich wieder ausgedruckt oder per Email verschickt. Viele Nutzer glauben, dass sich das Einscannen und Speichern ihrer vielen Ordner mit Papierbelegen nicht rentiert und zu aufwendig ist. Das liegt daran, dass es viele Anbieter gibt, die wahre Wunderwerke der Technik entwickeln, aber eben komplett an den Bedürfnissen des Alltags vorbei.

Viele DOCBOX Kunden haben geholfen, jeden überflüssigen Mausklick und jede überflüssige Eingabe zu beseitigen. Dadurch ist alles so einfach, dass Sie noch nicht einmal eine Schulung benötigen.

Die DOCBOX ist EINFACH

Die DOCBOX Archivierungssoftware ist so einfach wie das surfen im Internet.  Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen für die Einführung dieses digitalen Aktenschrankes nicht einmal eine Schulung.

Die DOCBOX unterstützt bei der einfachen und sicheren Bearbeitung des täglichen Papiervolumens. Sie sparen Zeit, Geld, Papier und Raum.

Die DOCBOX findet alle Dokumente blitzschnell, egal wo die Dokumente abgelegt sind. Die DOCBOX liest sich alle Seiten von links oben nach rechts unten durch. Eine manuelle Verschlagwortung der Dokumente ist somit überflüssig.
Auch wenn die Seite im falschen Ordner abgelegt wurde, die DOCBOX findet sie trotzdem.

Viele Systeme können auch direkt beim Rechnungsdruck in die DOCBOX archivieren. So stehen Ihre Rechnungen sofort nach dem Druck z. B. der Buchhaltung zur Verfügung!

Die DOCBOX spart GELD

Arbeitszeit 

Laut Wall Street Journal vergeudet ein typischer Verwaltungsangestellter durchschnittlich sechs Wochen pro Jahr, um verlegte Informationen im Durcheinander von Schreibtischschubladen und Ordnern wiederzufinden. Das sind mehr als 11% der Arbeitszeit.

Angenommen, ein vollzeitbeschäftigter Angestellter kostet den Arbeitgeber rund 20 € pro Stunde und er verbringt pro Woche vier Stunden mit der Suche nach verschollenen oder nur schwer auffindbaren Informationen, so verursacht dies Lohnkosten von mehr als 4.000 € pro Jahr. Multiplizieren Sie diese Summe einmal mit der Angestelltenzahl in Ihrem Unternehmen!

Lohnt sich die Anschaffung?

Das hängt davon ab, wieviele Dokumente Sie im Jahr produzieren, oder in der Vergangenheit schon produziert haben.

Unser Beispiel hier soll Ihnen zeigen, wie viel Sie Ihr herkömmlicher Papier-Aktenschrank kostet.
Zur Info: Das Beispiel entspricht einer DOCBOX mit einem Speichervolumen von ca. 100 GB bzw. 375.000 Seiten. In einen Aktenschrank passen etwa 50 Ordner. Ein Ordner fasst etwa 500 Blätter.

Die DOCBOX spart RAUM

Anstelle der vielen Aktenschränke für alle Ihre Unterlagen benötigen Sie für 375.000 Seiten mit der DOCBOX lediglich einen Server mit einem Speichervolumen von nur ca. 100 GB in Ihrem Netzwerk. Nutzen Sie den freien Platz für gewinnbingendere Zwecke als der Aktenablage!

Die DOCBOX ist SICHER - revisionssicher

Die Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und Datenbankgestützt recherchierbar abgelegt. 

Interessiert? Fragen Sie uns!